キャンセルによる損失は月間100万円 AI搭載予約システムで改善

患者の予約キャンセルによる損失を減らす取り組みを行う医療予約技術研究所(東京・港)が、AIを搭載した予約システムを活用したキャンセル対策の実証実験を複数の歯科医院で行ったところ、ある歯科医院では18%(2017年2月)だった患者のキャンセル率が3%(2018年2月)にまで減ったという。

出典:医療予約技術研究所

一般的な歯科医院のキャンセル率は10%程度。患者一人あたりの治療費が保険診療で5,000円程度、1日あたり50件の予約がある歯科医院の場合は、キャンセル率10%=50,000円の損失を被ることになる。月間(20日間稼働)でいうと約100万円の損失だ。キャンセル率がさらに高い歯科医院や、自費診療の比率が高い歯科医院なら損失額はさらに大きくなる。医院のこのような課題を解決するのが、「Dentry」。次の具体的対策でキャンセル率軽減を実現する。

  • <1. 患者個別のキャンセル率自動計算>
    予約カレンダーに人間では計算しきれない個別のキャンセル率を表示させ、キャンセル率の高い人を抽出。
  • <2. キャンセルの統計>
    歯科医院ごとにさまざまな条件でキャンセルの要因を抽出。天候や自宅からの距離離、予約の時間帯などのキャンセル要因を「見える化」。
  • <3. キャンセル一覧から患者への連絡サポート>
    予約をキャンセルした患者は、そのまま治療を中断してしまう傾向が強い。中断患者のリストアップにより、メール連絡、中断患者への電話連絡などが行える。また、キャンセル患者への連絡を入れた記録が追記できるようになっており、時間帯の異なるスタッフ間でも、誰が連絡を入れたのか共有が簡単にできるようになっている。
  • <4. リマインドメール(リマインドSMS)の送信>
    メール配信回数や内容を個人の状況に応じて変更できる。キャンセル率の高い患者には、「5日前と前日にメールを送信する」、「患者が希望する時間帯にメールを送信する」など、細かな配信回数の設定が可能。また、治療内容や来院頻度に応じてメールの内容を数パターン用意し、送信時に使い分けることもできる。
  • <5. 自動キャンセル待ち機能>
    ウェブから自動キャンセル待ち機能で、予約の空きを減らす。急なキャンセルが発生しても、その時間枠にキャンセル待ちをしている患者に、予約が可能になった連絡メールを即時に送信する。空いた予約枠を埋める営業活動を予約システムが自動で行う。
  • <6. リコール用DMはがきの宛名印字>
    リコール対象者の宛名をラベルに印字し、手軽にリコールはがきを配送できる。メールアドレスが分からない人へ、簡単にリマインド。
  • <7. 人工知能を活用した新患キャンセル率予測>
    未来日の個々の予約について、キャンセルされる可能性が高いものを事前に警告するためのデータマイニング機能を実現し、キャンセル率をリアルタイムに予測。これにより、今までではできなかった新患に対してもキャンセル予測が可能になり、キャンセル率軽減の対策を行える。

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